Strategi
Membangun Aplikasi Teknologi Layanan Manajemen Sistem Informasi dalam Meningkatkan
Profit Perusahaan
Disusun oleh
Randy Adityanda |
14117950
Universitas Gunadarma
Pengertian Manajemen Layanan Sistem Informasi
Manajemen Layanan Sistem Informasi adalah
suatu metode pengelolaan sistem informasi(SI) yang secara filosofis terpusat
pada perspektif konsumen layanan SI terhadap bisnis perusahaan.
Manajemen
Layanan Sistem Informasi berfokus pada proses dan karenanya terkait dan
memiliki minat yang sama dengan kerangka kerja dan metodologi gerakan perbaikan
proses (seperti Six Sigma, ERP, dsb) Disiplin ini tidak memedulikan detail
penggunaan produk suatu pemasok tertentu atau detail teknis suatu sistem yang
dikelola, melainkan berfokus pada upaya penyediaan kerangka kerja untuk
menstrukturkan aktivitas yang terkait dengan sistem informasi dan interaksi
antara personel teknis TI dengan pengguna teknologi informasi.
Manajemen Layanan Sistem Informasi umumnya
menangani masalah operasional manajemen sistem informasi dan bukan pada
pengembangan teknologinya sendiri. Contohnya, proses pembuatan software komputer untuk dijual bukanlah fokus
dari disiplin ini, melainkan sistem komputer yang digunakan oleh bagian
pemasaran dan pengembangan bisnis di perusahaan perangkat lunak-lah yang
merupakan fokus perhatiannya. Banyak pula perusahaan non-teknologi, seperti
pada industri keuangan, ritel, dan pariwisata, yang memiliki sistem TI yang
berperan penting, walaupun tidak terpapar langsung kepada konsumennya.
Saat ini penerapan teknologi informasi dan
komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya
memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan
secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai
dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang dimiliki.
Dalam penerapannya rencana strategis TeknologiInformasi senantiasa diselaraskan
dengan Rencana Perusahaan, agarsetiap penerapan Teknologi Informasi dapat
memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi
Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan
dikategorikan sebagai berikut :
· Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai
aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis
data, network management dan lain-lain.
· Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi
Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya
Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan
lain-lain.
· Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik
Perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang
ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan
Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali
dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan
uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika
tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak
perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di
Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk
mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan ?
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain
dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan.
Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan
Komunikasi dalam Perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para
usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha
merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan
Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja.
Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu
aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara
lama kebanyakan
Untuk dapat mengetahui andil
departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan
penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya :
1. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal
ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis,
dll.
2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan
adanya IT. Sebab
dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1
minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila
waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian
rupiah.
3.
Pengambilan keputusan yang lebih cepat,
karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal
ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab
dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat
sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.
4.
Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat
menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan
sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja
diseluruh dunia.
5.
Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi
disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan
kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat
mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang
jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan
IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses,
pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat
kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan.
Untuk mengetahui secara
pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda dapat menghitungnya
dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari
penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai
perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup
signifikan.
Sistem Informasi secara
umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1.
Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factor faktor
keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal
dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan. Saat ini
berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang
kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan
lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan
mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu
manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
2.
Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh
terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada
empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional yaitu:
·
Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan
atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center
untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
·
Simplifikasi proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit
(birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai
komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa
perlu datang ke bagian pelayanan order.
·
Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu
sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan
kepuasan pelanggan juga).
·
Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari
teknologi informasi.
3.
Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi
pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk
memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas
sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka
panjang.
4.
Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya
teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi
perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e–commerce, e–procurement, e–customer, e–loyalty, dan lain-lainnya pada
dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era
globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan,
sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan
perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi,
data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan
dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari
bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan
teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam
menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan
dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional,
hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan IT
dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan
perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki
pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan
semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada
lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua
strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing,
produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager
untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya,
tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya
sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan
perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai
pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan
bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan
bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada
infrastruktur IT. Perencanaan IT
pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem
Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik
untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong
untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi.
Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem
Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan
keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian
bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi
untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif
untuk meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk :
·
Pengetahuan mengenai teknologi baru
·
Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
·
Dibahas dalam diskusi perusahaan
·
Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan
teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk
menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah
perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan
diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan
menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan
perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem
Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler,
Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya
untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang
dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan
sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi
dalam organisasi itu sendiri.
Outsourcing Sistem
Informasi Rumah Sakit
A.
Pendahuluan
Sistem informasi rumah sakit merupakan suatu pengelolaan informasi
diseluruh seluruh tingkat rumah sakit secara sistematis dalam rangka
penyelengggaraan pelayanan kepada masyarakat. Perkembangan Sistem Informasi
Rumah Sakit yang berbasis computer (Computer Based Hospital Information System)
di Indonesia telah dimulai pada akhir dekade 80’an.
Dalam era seperti saat ini, begitu banyak sektor kehidupan yang tidak
terlepas dari peran serta dan penggunaan teknologi komputer, terkhusus pada
bidang-bidang dan lingkup pekerjaan. Semakin hari, kemajuan teknologi komputer,
baik dibidang piranti lunak maupun perangkat keras berkembang dengan sangat
pesat, disisi lain juga berkembang kearah yang sangat mudah dari segi
pengaplikasian dan murah dalam biaya. Solusi untuk bidang kerja apapun akan ada
cara untuk dapat dilakukan melalui media komputer, dengan catatan bahwa pengguna juga harus terus belajar untuk
mengiringi kemajuan teknologinya. Sehingga pada akhirnya, solusi apapun
teknologi yang kita pakai, sangatlah ditentukan oleh sumber daya manusia yang
menggunakannya.
Rumah Sakit, sebagai salah satu institusi pelayan kesehatan masyarakat
akan melayani traksaksi pasien dalam kesehariannya. Pemberian layanan dan
tindakan dalam banyak hal akan mempengarui kondisi dan rasa nyaman bagi pasien.
Semakin cepat akan semakin baik karena menyangkut nyawa pasien.
Semakin besar jasa layanan
suatu rumah sakit, akan semakin kompleks pula jenis tindakan dan layanan yang
harus diberikan yang kesemuanya harus tetap dalam satu koordinasi terpadu.
Karena selain memberikan layanan, rumah sakit juga harus mengelola dana untuk membiayai
operasionalnya.
Melihat situasi tersebut,
sudah sangatlah tepat jika rumah sakit menggunakan sisi kemajuan komputer, baik
piranti lunak maupun perangkat kerasnya dalam upanya membantu penanganan
manajemen yang sebelumnya dilakukan secara manual.
B.
Sistem Informasi Rumah Sakit
Pada
umumnya saat ini sistem informasi yang ada di beberapa rumah sakit dapat
digambarkan sebagai berikut:
1.
Masing-masing program
memiliki sistem informasi sendiri yang belum terintegrasi. Sehingga bila
diperlukan informasi yang menyeluruh diperlukan waktu yang cukup lama.
2.
Terbatasnya perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software) di berbagai jenjang, padahal kapabilitas
untuk itu dirasa memadai.
3.
Terbatasnya kemampuan dan
kemauan sumber daya manusia untuk mengelola dan mengembangkan sistem informasi
4.
Masih belum membudayanya
pengambilan keputusan berdasarkan data/informasi.
5.
Belum adanya sistem
pengembangan karir bagi pengelola sistem informasi, sehingga seringkali timbul
keengganan bagi petugas untuk memasuki atau dipromosikan menjadi pengelola
sistem informasi.
Sistem Informasi Rumah sakit harus dibangun untuk mengatasi kekurangan
maupun ketidakkompakan antar unit kerja. Dalam melakukan pengembangan sistem
informasi secara umum, ada beberapa konsep dasar yang harus dipahami oleh para
pengembang atau pembuat rancang bangun sistem informasi (designer). Konsep-konsep tersebut antara lain:
1.
Sistem informasi tidak identik dengan sistem
komputerisasi
Pada dasarnya sistem informasi tidak bergantung kepada penggunaan
teknologi komputer. Sistem informasi yang memanfaatkan teknologi komputer dalam
implementasinya disebut sebagai Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System).
Yang dimaksudkan
dengan sistem informasi adalah sistem informasi yang berbasis komputer. Isu
penting yang mendorong pemanfaatan teknologi komputer atau teknologi informasi
dalam sistem informasi suatu organisasi adalah :
1.
Pengambilan keputusan yang
tidak dilandasi dengan informasi.
2.
Informasi yang tersedia,
tidak relevan.
3.
Informasi yang ada, tidak
dimanfaatkan oleh manajemen.
4.
Informasi yang ada, tidak
tepat waktu.
5.
Terlalu banyak informasi.
6.
Informasi yang tersedia,
tidak akurat.
7.
Adanya duplikasi data
(data redundancy).
8.
Adanya data yang cara
pemanfaatannya tidak fleksibel.
2.
Sistem informasi organisasi adalah suatu sistem yang
dinamis.
Dinamika
sistem informasi dalam suatu organisasi sangat ditentukan oleh dinamika
perkembangan organisasi tersebut. Oleh karena itu perlu disadari bahwa
pengembangan sistem informasi tidak pernah berhenti.
3.
Sistem informasi sebagai suatu sistem harus mengikuti
siklus hidup sistem
Seperti
lahir, berkembang, mantap dan akhirnya mati atau berubah menjadi sistem yang
baru. Oleh karena itu, sistem informasi memiliki umur layak guna. Panjang
pendeknya umur layak guna sistem informasi tersebut ditentukan diantaranya
oleh:
a.
Perkembangan organisasi tersebut
Makin cepat organisasi
tersebut berkembang, maka kebutuhan informasi juga akan berkembang sedemikian
rupa sehingga sistem informasi yang sekarang digunakan sudah tidak bisa lagi
memenuhi kebutuhan organisasi tersebut.
b.
Perkembangan teknologi informasi
Perkembangan teknologi
informasi yang cepat menyebabkan perangkat keras maupun perangkat lunak yang
digunakan untuk mendukung beroperasinya sistem informasi tidak bisa berfungsi
secara efisien dan efektif. Hal ini disebabkan:
1.
Perangkat keras yang
digunakan sudah tidak di produksi lagi, karena teknologinya ketinggalan jaman (outdated) sehingga layanan pemeliharaan perangkat keras
tidak dapat lagi dilakukan oleh perusahaan pemasok perangkat keras.
2.
Perusahaan pembuat
perangkat lunak yang sedang digunakan, sudah mengeluarkan versi terbaru. Versi
terbaru itu umumnya mempunyai feature yang
lebih banyak, melakukan optimasi proses dari versi sebelumnya dan
memanfaatkan feature baru dari perangkat
keras yang juga telah berkembang.
Meskipun pada umumnya,
perusahaan pengembang perangkat keras maupun perangkat lunak tersebut, mecoba
menjaga kompatibilitas dengan versi terdahulu, namun kalau dilihat dari sisi
efektivitasnya, maka pemanfaatan infrastruktur tersebut tidak efektif.
Hal ini
disebabkan karena feature-feature yang baru
tidak termanfaatkan dengan baik. Mengingat perkembangan teknologi informasi
yang berlangsung dengan cepat, maka para pengguna harus sigap dalam
memanfaatkan dan menggunakan teknologi tersebut.
Konsekuensi dari
pemanfaatan teknologi informasi tersebut adalah:
· Dalam melakukan antisipasi perkembangan
teknologi, harus tepat.
· Harus selalu siap untuk melakukan pembaharuan
perangkat keras maupun perangkat lunak pendukungnya, apabila diperlukan.
· Harus siap untuk melakukan migrasi ke sistem
yang baru.
Perkembangan
perangkat komunikasi menyebabkan perubahan desain sistem perangkat keras yang
digunakan, dari sistem dengan pola tersentralisasi menjadi sistem dengan pola
terdistribusi. Pada pola terdistrubusi, kemampuan pengolahan data (computing power) di pecah menjadi dua, satu diletakkan
pada komputer induk yang berfungsi sebagai pelayan (server)
dan yang satu lagi diletakkan di komputer pengguna (client),
desain ini disebut sebagai clientserver achitecture.
Kecenderungan
perkembangan perangkat lunak, terutama perangkat lunak basis data (database), juga mengikuti perkembangan desain sistem
perangkat keras tersebut diatas. Pada server diletakkan
perangkat lunak back-end dan pada client diletakkan perangkat lunak front-end.
Perangkat
lunak backend adalah perangkat lunak pengelola sistem
basis data (database management system/DBMS), sedangkan perangkat
lunak front-end adalah perangkat lunak yang dikembangkan
dengan pemrograman visual berdasarkan 4GL dari DBMS tersebut atau dengan
perangkat lunak antarmuka (interface) untuk
berbagai DBMS seperti ODBC (open database connectivity).
c.
Perkembangan tingkat kemampuan pengguna (user) sistem informasi.
Sistem informasi yang baik,
akan dikembangkan berdasarkan tingkat kemampuan dari para pemakai, baik dari
sisi :
1)
Tingkat pemahaman mengenai teknologi informasi,
2)
Kemampuan belajar dari para pemakai, dan
3)
Kemampuan beradaptasi terhadap perubahan sistem.
Dari sisi
pemakai, dikenal istilah end-usercomputing (EUC).
EUC
adalah pemakai yang
melakukan pengembangan sistem untuk keperluan dirinya sendiri. Mengingat
bervariasinya kemampuan EUC dan sulitnya melakukan pemantauan serta
pengendalian terhadap EUC, maka EUC akan menyebabkan masalah yang serius dalam
pengembangan maupun dalam pemeliharaan sistem informasi.
Ancaman yang paling serius
adalah adanya disintegrasi sistem menjadi sistem yang terfragmentasi.
4. Daya guna sistem informasi sangat ditentukan oleh
tingkat integritas sistem informasi itu sendiri.
Sistem informasi
yang terpadu (integrated) mempunyai daya guna yang tinggi, jika
dibandingkan dengan sistem informasi yang terfragmentasi. Usaha untuk melakukan
integrasi sistem yang ada didalam suatu organisasi menjadi satu sistem yang
utuh merupakan usaha yang
berat dengan biaya yang
cukup besar dan harus dilakukan secara berkesinambungan. Sinkronisasi antar
sistem yang ada dalam sistem informasi itu, merupakan prasyarat yang mutlak
untuk dapat mendapatkan sistem informasi yang terpadu.
Sistem informasi, pada
dasarnya terdiri dari minimal 2 aspek yang harus berjalan secara selaras, yaitu
aspek manual dan aspek yang terotomatisasi (aspek komputer). Pengembangan
sistem informasi yang berhasil apabila dilakukan dengan mengembangkan kedua
aspek tersebut.
Sering kali pengembang
sistem informasi hanya memfokuskan diri pada pengembangan aspek komputernya
saja, tanpa memperhatikan aspek manualnya. Hal ini di akibatkan adanya asumsi
bahwa aspek manual lebih mudah diatasi dari pada aspek komputernya. Padahal
salah satu faktor
penentu keberhasilan
pengembangan sistem informasi adalah dukungan
perilaku dari para pengguna
sistem informasi tersebut, dimana para pengguna sangat terkait dengan sistem
dan prosedur dari sistem informasi pada aspek manualnya.
5.
Keberhasilan pengembangan sistem informasi sangat
bergantung pada strategi yang dipilih untuk pengembangan sistem tersebut.
Strategi yang dipilih untuk
melakukan pengembangan sistem sangat bergantung kepada besar kecilnya cakupan
dan tingkat kompleksitas dari sistem informasi tersebut. Untuk sistem informasi
yang cakupannya luas dan tingkat kompleksitas yang tinggi diperlukan tahapan
pengembangan seperti: Penyusunan Rencana Induk Pengembangan, Pembuatan
Rancangan Global, Pembuatan Rancangan Rinci, Implementasi dan Operasionalisasi.
Dalam pemilihan strategi
harus dipertimbangkan berbagai faktor seperti : keadaan yang sekarang dihadapi,
keadaan pada waktu sistem informasi siap dioperasionalkan dan keadaan dimasa
mendatang, termasuk antisipasi perkembangan organisasi dan perkembangan
teknologi.
Ketidaktepatan dalam
melakukan prediksi keadaan dimasa mendatang, merupakan salah satu penyebab
kegagalam implementasi dan operasionalisasi sistem informasi.
6.
Pengembangan Sistem Informasi organisasi harus
menggunakan pendekatan fungsi dan dilakukan secara menyeluruh (holistik).
Pada banyak kasus,
pengembangan sistem informasi dilakukan dengan menggunakan pendekatan struktur
organisasi dan pada umumnya mereka mengalami kegagalan, karena struktur
organisasi sering kali kurang mencerminkan semua fungsi yang ada didalam
organisasi. Sebagai
pengembang sistem informasi
hanya bertanggung jawab dalam mengintegrasikan fungsi-fungsi dan sistem yang
ada didalam organisasi tersebut menjadi satu sistem informasi yang terpadu.
Pemetaan fungsi-fungsi dan
sistem ke dalam unit-unit struktural yang ada di dalam organisasi tersebut
adalah wewenang dan tanggungjawab dari pimpinan organisasi tersebut. Penyusunan
rancang bangun/desain sistem informasi seharusnya dilakukan secara menyeluruh
sedangkan dalam pembuatan aplikasi bisa dilakukan secara sektoral atau
segmental menurut prioritas dan ketersediaan dana. Pengembangan sistem yang
dilakukan segmental atau sektoral tanpa adanya desain sistem informasi yang
menyeluruh akan menyebabkan kesulitan dalam melakukan intergrasi sistem.
7.
Informasi telah menjadi aset organisasi.
Dalam
konsep manajemen modern, informasi telah menjadi salah satu aset dari suatu
organisasi, selain uang, SDM, sarana dan prasarana. Penguasaan informasi
internal dan eksternal organisasi merupakan salah satu keunggulan kompetitif (competitive advantage), karena keberadaan
informasi tersebut:
1.
Menentukan kelancaran dan
kualitas proses kerja,
2.
Menjadi ukuran kinerja
organisasi/perusahaan,
3.
Menjadi acuan yang pada
akhirnya menentukan kedudukan/peringkat organisasi tersebut dalam persaingan
lokal maupun global.
8.
Penjabaran sistem sampai ke aplikasi menggunakan
struktur hirarkis yang mudah dipahami.
Dalam semua kepustakaan
yang membahasa konsep sistem, hanya dikenal istilah sistem dan subsistem. Hal
ini akan menimbulkan kesulitan dalam melakukan penjabaran sistem informasi yang
cukup luas cakupannya.
Oleh karena itu, dalam
penjabaran sering digunakan istilah sebagai berikut:
a)
Sistem
b)
Subsistem
c)
Modul
d)
Submodul
e)
Aplikasi
Masing-masing subsistem
dapat terdiri atas beberapa modul, masing-masing modul dapat terdiri dari
beberapa submodul dan masingmasing submodul dapat terdiri dari beberapa aplikasi
sesuai dengan kebutuhan.
Struktur hirarki seperti
ini sangat memudahkan dari segi pemahaman maupun penamaan. Pada beberapa
kondisi tidak perlukan penjabaran sampai 5 tingkat, misalnya sebuah modul tidak
perlu lagi dijabarkan dalam sub-sub modul, karena jabaran berikutnya sudah
sampai tingkatan aplikasi.
C.
Outsourcing
dalam Rancang Bangun (desain) Sistem Informasi Rumah Sakit
Pada
dasarnya setiap rumah sakit memiliki sistem yang berbeda antara satu rumah
sakit dengan rumah sakit lainya. Selain karena lokasi, bentuk fisik, jumlah SDM
dan lain sebagainya, maka setiap rumah sakit akan menyesuaikan sistem kerjanya
dengan kondisi yang ada.
Secara garis besar, rancang
bangun sistem informasi rumah sakit dapat menggunakan dua cara, yaitu dengan
dilakukan sendiri (insourcing) dan dilakukan oleh pihak lain yang memiliki
kompetensi dibidang tersebut (outsourcing)
Pada dasarnya outsourcing di
bidang IT adalah suatu perusahaan atau lembaga diluar rumah sakit yang memiliki
kemampuan untuk membuat sistem informasi di Rumah Sakit. Pada umumnya mereka
terdiri dari tiga bagian yaitu Programmer, System Analyst, dan Technical
Support.
Menurut The 2001 Outsourcing World Summit,
ada 6 alasan utama untuk Outsourcing :
1. Reduce Cost / Mengurangi
biaya (36%)
2. Focus on Core / Fokus
pada inti (36%)
3. Improve Quality /
Meningkatkan kualitas (13%)
4. Increase speed to market
/ Meningkatkan kecepatan ke pasar (10%)
5. Foster Innovation /
Membantu inovasi (4%)
6. Conserver Capital /
Menghemat modal (1%)
Dari data di atas, yang paling
menjadi alasan utama untuk outsourcing adalah karenadapat mengurangi biaya dan
fokus pada inti (fokus pada apa yang dikuasai).Namun demikian
selain adanya keuntungan dari outsourcing, ada pula beberapa kelemahan,
diantaranya adalah bahwa dengan outsourcing data kita menjadi mudah dibuka oleh
pihak luar.
Dalam pelaksanaan rancang
bangun sistem informasi rumah sakit pada dasarnya digunakan 4 pertanyaan
sederhana sebagai berikut:
1.
Apa fungsi/tugas utama dari
rumah sakit ?
2.
Apa objek/sasaran dari
fungsi/tugas utama rumah sakit ?
3.
Dukungan operasional apa
saja yang diperlukan oleh rumah sakit ?
4.
Sistem apa yang dibutuhkan
untuk mengelola rumah sakit tersebut ?
Untuk menjawab secara umum, outsourcing
IT akan dapat memberikan jawaban dengan mudah, namun demikian untuk mendapatkan
jawaban yang spesifik sesuai dengan pelayanan di rumah sakit yang terkait,
dibutuhkan masukan dan kerjasama antara pihak rumah sakit dengan outsourcing IT
nya sehingga dapat dihasilkan bisnis proses yang baik sebagai landasan
pembuatan program IT rumah sakit tersebut. Karena berdasarkan pertanyaan
diatas, sesungguhnya dapat menjadi penjabaran sistem informasi rumah sakit
sebagai berikut:
1.
Subsistem Layanan
Kesehatan, yang mengelola kegiatan layanan kesehatan.
2.
Subsistem Rekam Medis, yang
mengelola data pasien.
3.
Subsistem Personalia, yang
mengelola data maupun aktivitas tenaga medis maupun tenaga administratif rumah
sakit.
4.
Subsistem Keuangan, yang
mengelola data-data dan transaksi keuangan.
5.
Subsistem Sarana/Prasarana,
yang mengelola sarana dan prasarana yang ada di dalam rumah sakit tersebut,
termasuk peralatan medis, persediaan obat-obatan dan bahan habis pakai lainnya.
6.
Subsistem Manajemen Rumah
Sakit, yang mengelola aktivitas yang ada didalam rumah sakit tersebut, termasuk
pengelolaan data untuk perencaan jangka panjang, jangka pendek, pengambilan
keputusan dan untuk layanan pihak luar.
D.
Pentingnya Aplikasi
Sistem Informasi Berbasis Komputer di Rumah Sakit
Pendidikan masyarakat dan
akses informasi tentang kesehatan yang semakin tinggi menyebabkan tingginya
tuntutan kebutuhan kesehatan. Guna memenuhi tuntutan pelayanan kesehatan
tersebut, maka komputerisasi sangat dibutuhkan di rumah sakit untuk menghindari
kesalahan yang tidak diinginkan seperti redudansi data, unintegrated data, human
eror, dan terlambatnya informasi mengingat faktor kesehatan sangat penting bagi
seseorang. Sistem informasi rumah sakit (SIRS) secara garis besar mempunyai dua
fungsi yaitu sistem informasi pelayanan rumah sakit dan sistem informasi
manajemen rumah sakit (SIMRS). Kedua fungsi tersebut saling terkait dan saling
melengkapi sehingga pada akhirnya akan membuat sistem yang terintegrasi dan
handal. Peranan operasional sistem informasi dalam rumah sakit antara lain
adalah (Sutanto, 2008) :
1)
Kecepatan, misalnya kecepatan dalam penyelesaian pekerjaan
administrasi rumah sakit.
2)
Akurasi, dengan SIMRS pemeriksaan data transaksi cukup dengan
membandingkan laporan antar unit yang dihasilkan oleh SIMRS dan juga dapat
mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksi-transaksi tertentu sehingga
data terjamin akurasinya.
3)
Integrasi, bila dengan sistem manual data pasien harus
dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS data tersebut cukup sekali
dimasukkan di bagian pendaftaran saja.
4)
Peningkatan pelayanan, pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh
pasien adalah semakin cepat dan akuratnya pelayanan. Saat ini, pasien tidak
perlu menunggu lama untuk menyelesaikan administrasinya, baik rawat inap
ataupun rawat jalan sebab ketika data-data tersebut dibutuhkan dapat dilihat dengan
waktu yang relatif singkat dan akurat.
5)
Peningkatan efisiensi, jika kecepatan dan akurasi data
meningkat, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan administrasi
akan lebih cepat dan menghindari permintaan pemeriksaan laboratorium berulang
dikarenakan kertas hasil pemeriksaan sebelumnya hilang.
6)
Kemudahan pelaporan, proses pelaporan berbasis komputer hanya
memakan waktu beberapa menit sehingga dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa
laporan tersebut.
Dari semua peranan SIMRS
berbasis komputer tersebut, akan berpengaruh pada meningkatnya produktivitas
kinerja tenaga medis dan staff administrasi di rumah sakit serta meningkatkan
atau memudahkan pelayanan kesehatan sehingga kini hampir seluruh rumah sakit
telah dilengkapi dengan teknologi komputerisasi dalam sistem informasi rumah
sakitnya. Pelayanan rumah sakit terbagi menjadi dua bagian besar yaitu
pelayanan medis dan pelayanan yang bersifat non-medis. Contoh nyata sistem
informasi berbasis komputer untuk mendukung pelayanan bersifat non-medis telah
diterapkan dalam rumah sakit yaitu Computerized Billing System merupakan contoh
sistem pengolahan transaksi atau penagihan elektronik untuk fungsi pelayanan
administratif dan keuangan, dimana sistem ini dapat menjamin manajemen keuangan
rumah sakit yang cepat, transparan, dan bertangung jawab (Anisfuad, 2008; Ida,
2009). Sistem ini sudah digunakan hampir di seluruh rumah sakit, salah satunya
adalah RS Margono Soekarjo telah menggunakan aplikasi ini untuk memudahkan
keluarga pasien melihat biaya yang harus dibayarnya karena daftar obat, biaya
tindakan dokter, biaya rawat inap sudah diketahui melalui layar komputer (Suara
Merdeka, 2004).
Pelayanan yang bersifat medis contohnya seperti rekam
medis berbasis komputer, secara prinsip digunakan untuk mencatat semua data
medis, demografis serta setiap event seorang pasien di rumah sakit dan disimpan
secara digital di dalam database komputer. Aplikasi ini memberikan kemudahan
untuk menyimpan, memperbaharui, mengakses dan mencari catatan-catatan medis pasien
secara lengkap dan cepat. Saat ini klinik Gadjah Mada Medical Centre telah
menggunakan rekam medis berbasis komputer meskipun hanya untuk melayani pasien
rawat jalan (Anisfuad, 2005; Anisfuad, 2008). Aplikasi sistem informasi rekam
medis Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Bantul dapat mempersingkat proses
pembuatan laporan dan menghasilkan laporan eksternal yang valid sesuai dengan
data yang diinput (Suhartanto, 2007). Rekam medis berbasis komputer di
Indonesia tidak berkembang dengan cepat karena adanya isu pengembangan sistem
informasi di rumah sakit antara lain dari aspek finansial, legalitas dan
kesiapan pengguna atau tenaga medis. Untuk mendorong minat dan adopsi rekam
medis berbasis komputer, manfaat dan potensinya harus terus menerus
disosialisasikan misalnya mampu menyimpan data pasien dalam jumlah besar hanya
menggunakan perangkat komputer yang bisa dijinjing. Selain itu, dapat
memberikan peringatan jika dokter salah memberikan obat atau ada reaksi antar
obat. Di sini, peran penting teknologi dalam sistem informasi tidak lepas dari
potensinya untuk mencegah kesalahan peresepan obat atau medical error.
Disamping sosialisasi yang terus dilakukan, juga memerlukan inisiatif tingkat
nasional, seperti merumuskan perangkat lunak yang sesuai dengan dana rumah
sakit dan merancang aspek legalitas yang memberi jaminan keabsahan informasi
rekam medis elektronik. Pada dasarnya, penggunaan sistem ini sangat tergantung
dari tingkat kebutuhan manajemen di rumah sakit (Anisfuad, 2008). Adapun
pelayanan medis berbasis komputer lainnya yaitu sistem informasi keperawatan.
Kualitas pelayanan keperawatan di rumah sakit bergantung kepada kecepatan dan
ketepatan dalam melakukan tindakan keperawatan yang berarti juga pelayanan
keperawatan bergantung kepada efisiensi dan efektifitas struktural yang ada
dalam keseluruhan sistem suatu rumah sakit. Pelayanan keperawatan mengalami
perkembangan teknologi informasi yang sangat membantu dalam proses keperawatan
dimulai dari pemasukan data secara digital ke dalam komputer yang dapat memudahkan
pengkajian selanjutnya, intervensi apa yang sesuai dengan diagnosis yan sudah
ditegakkan sebelumnya, hingga hasil keluaran apa yang diharapkan oleh perawat
setelah klien menerima asuhan keperawatan, dan semua proses tersebut tentunya
harus sesuai dengan NANDA, NIC, dan NOC. RSUD Banyumas merupakan salah satu
rumah sakit yang sudah menerapkan sistem informasi keperawatan berbasis
komputer menggunakan NANDA (North American Nursing Diagnosis Association), NIC
(Nursing Intervention Classification) dan NOC (Nursing Outcome Classification)
yang diciptakan oleh kawan-kawan perawat di RSUD Banyumas. Saat ini di beberapa
bangsal, perawat menggunakan laptop, wifi dan komputer desktop untuk membuat
dokumentasi keperawatan. Sistem ini mempermudah perawat memonitor klien dan
segera dapat memasukkan data terkini serta intervensi apa yang telah dilakukan
ke dalam komputer yang sudah tersedia di setiap bangsal sehingga akan
mengurangi kesalahan dalam dokumentasi hasil tindakan keperawatan yang sudah
dilakukan (meningkatkan kualitas dokumentasi karena dapat mencegah redundancy).
Adapun keuntungan lain dari sistem ini yaitu meningkatkan kualitas asuhan,
meningkatkan produktifitas kerja, memudahkan komunikasi antara tim kesehatan,
memudahkan dalam mengakses informasi, meningkatkan kepuasan kerja perawat,
perawat memiliki waktu lebih banyak untuk melayani pasien, menurunkan Hospital
Cost, menurunkan Lost of data and information (Agustine, 2009; Anisfuad, 2006).
Kecenderungan pemanfaatan teknologi juga akan berimbas
pada konsep paperless yang ditandai dengan meluruhnya peran kertas sebagai
media pencatat medis. Upaya pengembangan sistem informasi dalam rumah sakit,
saat ini tidak hanya menggunakan teknologi komputerisasi, tetapi juga telah
banyak yang menggunakan teknologi telepon genggam untuk mendongkrak mutu
pelayanan. Layanan informasi rumah sakit yang berbasiskan SMS terintegrasi
dapat melayani registrasi antrian pasien, jadwal praktek dokter, dan kritik dan
saran yang membangun sistem pelayanan kesehatan (Lestantyo dkk, 2008). PDA juga
menjadi sarana peningkatan pelayanan rumah sakit yang digunakan untuk menyimpan
berbagai data klinis pasien, informasi obat, maupun panduan terapi tertentu.
Adapun teknologi penyimpan data portable seperti smart card yang dapat menyimpan
data pasien namun aplikasi ini baru digunakan di Eropa dan Amerika Serikat
(Anisfuad, 2005).
Dapat disimpulkan kehadiran teknologi khususnya
komputer dalam sistem informasi rumah sakit sangat penting untuk mendukung
kemudahan dalam manajemen rumah sakit. Oleh sebab itu, dengan adanya sistem ini
dapat membantu pengolahan data dan menghasilkan informasi yang cepat, tepat,
dan akurat sesuai kebutuhan sehingga mampu meningkatkan kualitas pelayanan
kesehatan bagi masyarakat dalam menyongsong Indonesia Sehat 2010.
E.
Kesimpulan
Sistem
informasi rumah sakit adalah suatu sistem informasi yang komplek yang
membutuhkan perhatian khusus dalam pembuatannya. Namun jika sudah berjalan,
hanya diperlukan pemeliharaan yang prosesnya tidak serumit pada saat
pembuatannya.
Dengan outsourcing, maka Rumah
Sakit tidak perlu memberi gaji setaraf pakar yang dapat menyusun sistem
informasi rumah sakit seumur masa kerjanya yang tentunya akan menjadi mahal
dalam perhitungan proses pengadaan sistem informasi rumah sakit. Selain itu
manajemen akan menjadi lebih focus, karena manajemen hanya menganggarkan sesuai
dengan kontrak kerja untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.
Namun demikian, outsourcing
tidak dapat dilepas begitu saja untuk membuat program yang diinginkan. Tetap
perlu keterlibatan orang dalam rumah sakit untuk sama-sama menyusun perencanaan
dan bisnis proses sehingga produk akhir yag dihasilkan dapat sesuai dengan
kebutuhan rumah sakit.
Sumber
:
Komentar
Posting Komentar